Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op Badminton Vereniging Amsterdam, geregistreerd bij de Kamer van Koophandel als Badminton Vereniging Amsterdam (bij verkorting BVA). BVA is bereikbaar via info@bva-badminton.nl. Deze privacyverklaring is voor het laatst aangepast op 13-05-2018. 

Als je onze website bezoekt, informatie aanvraagt via onze website, of je bij ons aanmeldt dan registreren wij persoonsgegevens van jou. Wij zijn zorgvuldig met de verwerking en beveiliging van jouw persoonsgegevens. Hierbij houden wij ons aan de wet en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze privacyverklaring lees jij hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan. 

Wat zijn persoonsgegevens en wat wordt verstaan onder verwerking van persoonsgegevens?
Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerd of identificeerbaar natuurlijk persoon. Elk gegeven waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd is een persoonsgegeven. Dit zijn onder meer jouw naam en contactgegevens en elk ander gegeven dat aan jou gekoppeld is of kan worden, waaronder bijvoorbeeld e-mailadres, locatiegegevens en bankgegevens.
Onder verwerking van persoonsgegevens wordt elke handeling of geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens verstaan.  

Wie is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
BVA is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Dit houdt in dat BVA de doeleinden en de middelen voor de verwerking zelf bepaalt en dat BVA verantwoordelijk is voor de naleving van de regelgeving.  

Waarvoor gebruiken wij jouw persoonsgegevens?
BVA verzamelt en gebruikt de daarvoor noodzakelijke persoonsgegevens alleen voor de volgende doeleinden:
*
verwerking in onze ledenadministraties;
*
om je aan te melden als lid van Badminton Nederland (de nationale badmintonbond);
*
om contact met (potentiële) leden te kunnen opnemen;
*
het versturen van de jaarlijkse factuur. 

Verder gebruiken wij jouw persoonsgegevens om je te informeren over relevante gebeurtenissen en/of badminton activiteiten. Hierbij houden wij rekening met jouw voorkeuren. Indien je geen prijs meer stelt op informatie van BVA, dan biedt BVA jou altijd de gelegenheid om je hiervan uit te laten schrijven.  

Waarom mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken?
Volgens de wetgeving mag BVA alleen persoonsgegevens verwerken als daarvoor één van de wettelijke grondslagen geldt. BVA hanteert de volgende rechtsgronden voor de verwerking van persoonsgegevens:
1.
na verkregen toestemming van betrokkenen; 
2.
in het kader van de totstandkoming en/of uitvoering van een overeenkomst; 
3.
om de wet na te leven (waaronder boekhoudkundige verwerking, fiscale verplichtingen en verplichtingen in het kader van gerechtelijke bevelen of andere dwingende wet- en regelgeving). 

Zo worden onder andere persoonsgegevens verwerkt in verband met: 
*
het beheer van ledengegevens of ondersteuning daarvan;
*
het verzorgen en verbeteren van de website. 

Website
Op de website worden bezoekgegevens bijgehouden zoals de door een bezoeker meest gevraagde pagina’s. Het doel hiervan is om de inrichting van de website eventueel te optimaliseren. Op onze website tref je een aantal links aan naar andere websites. Hoewel deze websites met zorg zijn geselecteerd, kunnen wij geen verantwoordelijkheid dragen met betrekking tot het gebruik van jouw gegevens door die organisaties. Lees hiervoor het Privacy Statement, indien aanwezig, van de website die je bezoekt. 

Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
BVA bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verwerkt, en in elk geval zo lang als specifieke regelgeving vereist.
Als iemand zich afmeldt als lid van BVA bewaren we de gegevens tot het einde van het volgende seizoen. Dit is in principe maximaal tot 2 jaar na het beëindigen van het lidmaatschap. Dit in verband met de inning van eventuele achterstallige contributie en boetes. Na dit moment worden de gegevens geanonimiseerd (naam, adres, tel, e-mail weg, van geboortedatum alleen maand en jaar bewaren) zodat we wel een overzicht blijven houden van de ontwikkeling van de ledenaantallen. Gegevens van wanbetalers en leden van wie het bestuur het lidmaatschap heeft opgezegd bewaren we 10 jaar. 

Welke gegevens verzamelen we over leden?
We verzamelen alleen gegevens die we nodig hebben voor het uitvoeren van onze taken. Dat zijn in ieder geval de naam, het huisadres, het mailadres, het telefoonnummer, het geslacht, een pasfoto, de geboortedatum en de aanmelddatum. Van junior leden verzamelen we ook de contactgegevens van beide ouders.
De penningmeester verzamelt daarnaast gegevens die van belang zijn voor het innen van de contributie. De competitieleider verzamelt gegevens die van belang zijn voor het samenstellen van teams en het goed laten verlopen van de competitie. 

Hoe bewaren we de gegevens?
De gegevens worden opgeslagen in een met autorisatie beveiligde data omgeving (dropbox) en in een mailinglijst (Vevida). 

Wie hebben toegang tot die gegevens?
Alle bestuursleden hebben toegang tot deze gegevens. Daarnaast delen we de relevante gegevens met Badminton Nederland. Vrijwilligers ontvangen alleen jouw gegevens als dat noodzakelijk is voor hun vrijwilligerswerk. 

Verwerkingsregister

Doel Ledenadministratie 
Beheerd door Secretaris BVA 
Betrokkenen Leden van BVA, ouder(s) van jeugdleden 
Persoonsgegevens * NAW
* Geslacht
*
Aanmelddatum
*
Geboortedatum
*
Telefoonnummer
*
E-mailadres
*
Foto’s van activiteiten, toernooien, mede gebruikt om de club te promoten
*
Gegevens m.b.t. contributie betaling
*
Telefoonnummer en e-mailadres van in principe beide ouders van jeugdleden 
Bewaartermijn Tot twee jaar na einde lidmaatschap tenzij er een wettelijke verplichting is gegevens langer te bewaren. Gegevens van wanbetalers en leden waarvan het lidmaatschap door het bestuur is opgezegd bewaren we 10 jaar 
Betrokken systemen * Aanmeldsysteem Badminton Nederland
* Beveiligde data omgeving (Dropbox)
*
Mailmanager (Vevida mailinglist) 

Hoe verkrijgen wij jouw persoonsgegevens?
Bij het aanmelden als lid bij BVA wordt van jou een aantal persoonsgegevens gevraagd.  Uiteraard wordt ervan uitgegaan dat het nieuwe lid deze informatie naar waarheid heeft ingevuld. Daarnaast heeft elk lid de plicht bij wijzigingen in haar/zijn gegevens de ledenadministratie hiervan op de hoogte te brengen. 

Wat zijn jouw privacy rechten?
Je hebt recht op inzage in jouw persoonsgegevens, het recht om correctie, beperking of verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen en daarnaast kun je vragen om overdracht van jouw gegevens. Ten slotte kun je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw gegevens.Indien de verwerking van jouw gegevens berust op toestemming, dan kun je deze te allen tijde intrekken.

Je kunt jouw schriftelijke verzoeken dan wel vragen m.b.t. privacy gerelateerde zaken sturen aan: info@bva-badminton.nl. Je ontvangt dan zo spoedig mogelijk antwoord. Je bent tevens gerechtigd een klacht in te dienen over het gebruik van uw gegevens bij de Autoriteit persoonsgegevens.

Wil je meer weten over de wetgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens? Kijk op wetten.overheid.nl.  

Wijzigingen
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze Privacyverklaring. Controleer daarom regelmatig de Privacyverklaring voor de laatste versie van ons privacy beleid. 

Vragen?
Als je nog vragen hebt over ons privacy beleid, neem dan contact met ons op via info@bva-badminton.nl.

Privacy statement

This privacy statement applies to Badminton Vereniging Amsterdam, registered with the Chamber of Commerce as Badminton Vereniging Amsterdam (for shortening BVA). BVA can be reached via info@bva-badminton.nl. This privacy statement was last modified on 13-05-2018.

If you visit our website, request information via our website, or you register with us, we will record your personal data. We are careful with the processing and security of your personal data. Hereby we comply with the law and regulations concerning the protection of personal data, such as the General Data Protection Regulation (GDPR). In this privacy statement you can read how we handle your personal data.

What are personal data and what is meant by the processing of personal data?
A personal data is all information about an identified or identifiable natural person. Any data with which a person can be identified directly or indirectly is personal data. It may concern your name and contact details and any other data that is or may be linked to you, including e-mail address and bank details.
The processing of personal data means any action or set of actions with regard to personal data.

Who is controller for the processing of your personal data?
BVA is responsible for the processing of your personal data. This means that BVA determines the purposes and means for processing itself and that BVA is responsible for compliance with the regulations.

What do we use your personal data for?
BVA collects and uses the necessary personal data for the following purposes only:
* for processing in our member administrations;
* to register as a member of Badminton Netherlands (the national badminton association);
* to be able to contact (potential) members;
* sending the annual invoice.

We also use your personal information to inform you about relevant events and / or badminton activities. We take your preferences into account. If you no longer wish to receive information from BVA, then BVA always offers you the opportunity to write out.

Why may we process your personal data?
According to the legislation, BVA may only process personal data if one of the legal bases applies. BVA uses the following legal grounds for the processing of personal data:
1. after obtaining permission from the parties involved;
2. in the context of the formation and / or execution of an agreement;
3. to comply with the law (including accounting treatment, tax obligations and obligations in connection with court orders or other mandatory laws and regulations);

For example, personal data are processed in connection with:
* managing member data or supporting it;
* taking care of and improving the website.

Website
On the website, visitor data are kept as the most requested pages by a visitor. The purpose of this is to optimize the layout of the website. On our website you will find a number of links to other websites. Although these websites have been selected with care, we cannot accept responsibility for the use of your data by those organizations. Read the Privacy Statement, if present, of the website you are visiting.

How long do we keep your personal data?
BVA does not store personal data for longer than necessary for the purposes for which the data are processed, and in any case as long as specific regulations require.
If someone unsubscribe as a member of BVA, we will retain the data until the end of the next season. This will be in principle maximum of 2 years after the termination of the membership. This in connection with the collection of any overdue contributions and fines. After this moment, the data is anonymized (name, address, phone, e-mail, date of birth only month and year) so that we keep an overview of the development of the membership numbers. Details of defaulters and members of whom the board has canceled membership will be kept for 10 years.

What information do we collect about members?
We only collect data that we need to perform our tasks. These are at least the name, the home address, the e-mail address, the telephone number, the gender, a passport photo, the date of birth and the registration date. We also collect the contact details of both parents of junior members.
The treasurer also collects data that are important for collecting the contribution. The competition leader collects data that is important for the composition of teams and the smooth running of the competition.

How do we store the data?
The data is stored in a authorization protected data environment (dropbox) and in a mailing list (Vevida).

Who has access to that data?
All board members have access to this data. In addition, we share the relevant data with Badminton Nederland. Volunteers only receive your details if this is necessary for their volunteer work.

Processing register

PurposeMember administration
Managed by Secretary BVA
Involved Members of BVA, parent (s) of youth members
Personal data* Name, address, city
* Gender
* Registration date
* Date of birth
* Phone number
* E-mail address
* Photos of activities, tournaments, also used to promote the club
* Data regarding contribution payment
* Telephone number and e-mail address of basically both parents of youth members
Retention periodUp to two years after end of membership unless there is a legal obligation to retain data for longer. Details of defaulters and members whose membership has been canceled by the board are kept for 10 years
Systems involved* Registration system Badminton Nederlands
* Secure data environment (Dropbox)
* Mailmanager (Vevida mailing list)

How do we obtain your personal data?
When you register as a member at BVA, you will be asked for a number of personal details. Of course, it is assumed that the new member has filled in this information truthfully. In addition, each member has the duty to inform the membership administration of any changes to her / his data.

What are your privacy rights?
You have the right to access your personal data, the right to request correction, limitation or removal of your personal data, and you can also request the transfer of your data. Finally, you can object to the use of your data.

If the processing of your data is based on permission, you can withdraw it at any time.
You can send your written requests or questions regarding privacy related matters to info@bva-badminton.nl. You will receive an answer as soon as possible. You are also entitled to submit a complaint about the use of your data with the Authority for personal data.

Would you like to know more about the legislation on the protection of personal data? Look at wetten.overheid.nl..

Amendments
We reserve the right to make changes to this Privacy Statement. Therefore, check the Privacy Statement regularly for the latest version of our privacy policy.

Questions?
If you have any questions about our privacy policy, please contact us at info@bva-badminton.nl.

Dutch NL English EN